編者按：一個人從呱呱落地那一刻起，我們的人生檔案就開始了，盡管只是一張小小的出生卡片，但它會伴隨著我們從小學(xué)到中學(xué)……直到走向社會，而對一個企業(yè)來說，檔案更是見證它從無到有，從弱到強(qiáng)的整個發(fā)展歷程。
眾所周知，檔案工作在眾多行業(yè)中歷來被認(rèn)為是個默默無聞、普通平凡的行當(dāng)，但有這樣一位20年“檔齡”的檔案老兵，年復(fù)一年，日復(fù)一日，用她的智慧、恒心和毅力堅(jiān)守在這一方天地里，執(zhí)著地安守于自己的人生坐標(biāo)，以無私的奉獻(xiàn)精神深深感染身邊的每個人。
她，就是城發(fā)檔案室主任胡廣麗。循著她20年的足跡，見證城發(fā)20年檔案發(fā)展史。
穿過一排排檔案柜，胡廣麗指著一排排整齊碼放的檔案卷宗，如數(shù)家珍，“這是工程類檔案、這是歷年行政類檔案、這是融資類檔案、這是會計(jì)類…… 就是這一張張圖紙，一盒盒檔案見證城發(fā)的發(fā)展腳步?！?/p>
城發(fā)檔案從最初的幾十卷、幾百卷到第一套2800卷的項(xiàng)目檔案誕生，再到如今的室藏門類檔案總卷數(shù)為23580卷，形成公司珍貴的、任何資源都無法取代的“成長日記”，第一份大事記、第一屆董事會、第一批注冊資金、第一份憑證、第一份公司成立的批復(fù)，都是城發(fā)每走一步的見證。
2000年12月，胡廣麗隨“呼市集中供熱二期工程”從富泰熱力公司劃歸到城發(fā)。她從進(jìn)入城發(fā)工作，就參與集中供熱二期工程開工資料，以及前期國內(nèi)外設(shè)備材料、設(shè)計(jì)、施工招投標(biāo)等工作的資料收集整理工作，見證了這個工程建設(shè)、投運(yùn)的全過程。
胡廣麗聊起這段經(jīng)歷特別感慨，“非常感激那段生活、那段歷練，讓她更堅(jiān)定了干檔案工作的決心，用畢生的時間記錄城發(fā)發(fā)展的歷程?！?/p>
城發(fā)的檔案管理資源基礎(chǔ)也正是由集中供熱二期工程檔案開啟了室藏門類檔案的大門。隨著呼市集中供熱二期工程的前期立項(xiàng)、征地、拆遷、勘察、測繪、設(shè)計(jì)到工程開工、監(jiān)理、施工建設(shè)，工程完工、竣工，到最后的整體驗(yàn)收，這樣一套完整、齊全的工程檔案就誕生了。它記錄著項(xiàng)目建設(shè)、工程活動的全過程，記錄著建設(shè)、施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、勘察等每個參建單位、每個崗位的工作人員所付出的辛勤汗水，同時也留下了檔案管理工作的真實(shí)業(yè)績，工程取得十九項(xiàng)檔案驗(yàn)收合格證，審驗(yàn)竣工資料、竣工圖上千卷，成為城發(fā)第一套項(xiàng)目建設(shè)檔案。2005年12月25日集中供熱二期工程進(jìn)行了項(xiàng)目總體驗(yàn)收，其經(jīng)歷了三年建設(shè)二年發(fā)展，“竣工驗(yàn)收”則為這項(xiàng)宏偉工程畫上了圓滿的句號。
沒有檔案的記錄，歷史永遠(yuǎn)只能成為“傳說”。20年，城發(fā)在不斷發(fā)展，無數(shù)過往已經(jīng)沉淀，檔案室一張張照片，一段段語音，一句句記錄在發(fā)黃紙張上的文字喚起人們對那段歲月的記憶。
企業(yè)檔案，是一個企業(yè)成長的寶貴資料，也是這企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄。檔案不僅僅是記錄它的成長，更多的是利用。
她常說，養(yǎng)兵千日，用兵一時，檔案如同軍隊(duì)一樣，它的價值更多的是在利用。從青澀到成熟，不只是文件單純的收集、整理、保管那么簡單，更不只是工作中的溝通、協(xié)調(diào)、匯報(bào)，而是在于在這段工作的積累和歷練中掌握“做一名優(yōu)秀稱職的專職檔案工作者應(yīng)該具備全能型人才”這個道理。
胡廣麗記憶最深刻的一次是將當(dāng)年“熱力二期工程”九個包的設(shè)備材料重新按“東區(qū)擴(kuò)建供熱項(xiàng)目”要求的四個包設(shè)備材料進(jìn)行分包、計(jì)算、填表、匯總，最終算出設(shè)備材料合同價。當(dāng)時已是下午下班回家了，時間和任務(wù)非常緊急。她說，“一開始以為聽錯了，因?yàn)檫@個工作量和工作內(nèi)容，需要設(shè)備處、財(cái)務(wù)處、合同預(yù)算處及檔案室共同來完成，當(dāng)時僅有兩名檔案管理員，僅每包標(biāo)書中所涉及的材料名稱就讓人感到頭痛，無從下手?！?/p>
“當(dāng)時從技術(shù)室臨時抽借一名暖通技術(shù)員，開始先將各包標(biāo)書中的設(shè)備材料名稱進(jìn)行初步分類、摘出、確定。雖然人才工作中積累許多經(jīng)驗(yàn)，也多次參與了設(shè)備材料大型的招、投標(biāo)會議，但畢竟不是我的專業(yè)，有很多很細(xì)的設(shè)備部件不知如何劃分，于是在晚上，只能不停的借助電話進(jìn)行技術(shù)求助、技術(shù)咨詢，通過公司相關(guān)技術(shù)人員的指導(dǎo)，我們一包一包循環(huán)式的分類、計(jì)算、填表、匯總，整整一個晚上，困了就洗一把冷水臉，餓了吃一塊兒牛奶糖，就這樣在第二天的凌晨五點(diǎn)結(jié)束工作?！?/p>
她常說，三百六十行行行出狀元，任何工作沒有貴賤之分，只有一種認(rèn)真做事的態(tài)度，每一種行業(yè)、每一個崗位，無論它的技術(shù)含量有多少，若想做好做精做到位，就必須付出十倍、百倍的努力與艱辛，在這過程中、積累中，需要嘗試著每一次的失敗、挫折、壓力和磨練。
城發(fā)集團(tuán)公司檔案室是由城發(fā)供熱分公司檔案室起步的，分公司檔案室2003年成立，是以工程檔案起步逐步收集豐富室藏檔案的綜合資料室。當(dāng)時專業(yè)負(fù)責(zé)供熱分公司日常檔案管理；工程檔案的接收審定工作；文書檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目、統(tǒng)計(jì)、裝訂上架及提供利用工作；積極開展檔案信息資源編研工作；負(fù)責(zé)檔案庫房安全規(guī)范管理工作。
供熱工程檔案對城發(fā)的生產(chǎn)一線來說尤為重要，供熱管線全部在地下管網(wǎng)，工程完工、土壤回填，所有地下供熱管線的布置全部記錄在竣工圖中，因此工程檔案利用率極高，管網(wǎng)跑水搶修需要竣工圖，在節(jié)假日、公休日，只要接到現(xiàn)場搶修電話，檔案員能在最短的時間找到檔案，并協(xié)助技術(shù)人員在竣工圖上確定跑水的準(zhǔn)確位置或設(shè)備的準(zhǔn)確型號，以便及時處理、解決問題，真正發(fā)揮了檔案依據(jù)、憑證的作用。
2009年8月，城發(fā)實(shí)施了機(jī)構(gòu)改革，將原城發(fā)供熱分公司撤銷，檔案室并入城發(fā)供熱公司行政部，檔案管理工作也站在城發(fā)供熱公司的角度大刀闊斧的開展工作。
行政部檔案室開始熟悉供熱公司所屬部（室）的工作。確定檔案收集范圍，建立檔案管理框架，并將檔案收集工作放在首位。行政部檔案室制定公司統(tǒng)一的全宗檔案管理辦法，分、子公司設(shè)立綜合資料室，城發(fā)公司、城發(fā)供熱公司兩機(jī)關(guān)各部（室）設(shè)立一名兼職檔案員，行政部檔案室實(shí)施業(yè)務(wù)管理。
截止目前，城發(fā)集團(tuán)有6個綜合資料室，12名專職檔案管理員，兼職檔案員24名，形成集團(tuán)化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。
據(jù)了解，城發(fā)供熱公司的檔案資源是以原供熱分公司綜合資料室所管理的門類檔案為資源基礎(chǔ)。城發(fā)公司成立10年，一直沒有檔案室，檔案管理工作幾乎沒有啟動，資料都在各部門、個人手里保管。城發(fā)公司成立時承擔(dān)了大量、繁重的工程建設(shè)項(xiàng)目，造成檔案管理工作欠缺。2011年供熱公司行政部、城發(fā)公司總經(jīng)辦合署辦公，統(tǒng)一為總經(jīng)辦，檔案室開始負(fù)責(zé)城發(fā)集團(tuán)的檔案管理。
胡廣麗聊起收集、整理城發(fā)成立10年以來檔案，她記憶猶新，“將公司10年來沒經(jīng)過系統(tǒng)收集、整理的文件材料、圖表、圖冊、合同、協(xié)議、照片、音視頻等不同載體的門類檔案進(jìn)行建檔，談何容易！”
把檔案管理工作做好、做扎實(shí)，首先要建立健全管理制度。檔案室制定了《檔案收集歸檔制度》《檔案鑒定保管制度》《檔案銷毀制度》《檔案借閱制度》《檔案保密制度》《檔案提供利用制度》《檔案庫房安全管理制度》等檔案管理辦法，制度的出臺，使集團(tuán)公司的檔案管理工作中有了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，同時理順了公司對內(nèi)對外文件材料的歸檔渠道。
“城發(fā)公司檔案室剛成立時僅有2人，人員少、工作量大，加班、工作帶回家做是常有的事情。按照《企業(yè)檔案收集范圍》《門類檔案分類法》《項(xiàng)目建設(shè)檔案整理規(guī)范》《科技文件材料整理規(guī)范》《會計(jì)檔案管理辦法》《音視頻、聲像檔案管理規(guī)范》《檔案主題詞大典》等標(biāo)準(zhǔn),逐件逐批進(jìn)行分類、鑒別、積累,根據(jù)公司產(chǎn)生檔案的不同類別編制系統(tǒng)、專業(yè)、精確的《城發(fā)檔案分類方案》,該方案將根據(jù)公司產(chǎn)生檔案的種類和數(shù)量隨時遞增,分一級類目即管理類、工程建設(shè)類、設(shè)備類、會計(jì)類、聲像類、音視頻類、實(shí)物檔案類及職工檔案類等八大類；二級及以下類目根據(jù)公司檔案的實(shí)際情況來設(shè)定。方案中層級設(shè)定最多的是供熱工程類，檔案分五級,幾乎涵蓋了供熱公司歷年的供熱項(xiàng)目建設(shè)檔案,實(shí)現(xiàn)了工程檔案受控的管理目標(biāo)。收集城發(fā)從成立到2010年十年的檔案，其中管理類2000余卷、會計(jì)檔案4000余卷、照片4000張、實(shí)物檔案百余。” 胡廣麗說。
城發(fā)檔案管理工作雖然起步較晚，但經(jīng)過20年的發(fā)展，公司檔案管理工作“以小馬快跑的速度”一步步走上了制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道，實(shí)現(xiàn)了公司全宗檔案“集中統(tǒng)一管理”的目標(biāo)。目前，城發(fā)有A、B、C三間檔案庫，面積達(dá)300平方米，保管黨政工團(tuán)類，項(xiàng)目建設(shè)類、會計(jì)類、供熱設(shè)備類、照片類、音視頻類，實(shí)物檔案及人事檔案八大類，其中黨、政、工、團(tuán)、生產(chǎn)、經(jīng)營，作為管理類。
2015年公司檔案工作在業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)工作逐步完善的情況下，開啟了檔案數(shù)字化建設(shè)工作，配置了數(shù)字化建設(shè)工作所需的設(shè)備設(shè)施，包括檔案管理系統(tǒng)及相應(yīng)的硬件，先后建立目錄數(shù)據(jù)庫、資料數(shù)據(jù)庫、實(shí)物檔案數(shù)據(jù)庫及部分檔案利用率頻繁、保管期限為永久的全文數(shù)據(jù)庫，形成條目28856條。檔案信息化建設(shè)工作，大大提高檔案業(yè)務(wù)工作中的信息采集、文件檢索、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、信息編研、檔案調(diào)檔審閱等工作效率。
隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和信息化時代的到來，對檔案工作的內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了變化。新的組織和治理形態(tài)不斷催生新的檔案記錄形式和管理模式，檔案工作面臨從傳統(tǒng)載體向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型升級的巨大挑戰(zhàn)。
2018年城發(fā)開始全面實(shí)施人事檔案數(shù)字化工作。歷經(jīng)近兩年的時間，完成公司2358卷人事檔案數(shù)字化工作，實(shí)現(xiàn)了線上、線下，數(shù)據(jù)與實(shí)物的完美對接。職工人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作的完成，大大提升了城發(fā)人事檔案工作信息化水平，實(shí)現(xiàn)了職工人事檔案計(jì)算機(jī)查詢、無紙化管理和利用。不僅提高了查檔的準(zhǔn)確率，減輕了管檔人員的勞動強(qiáng)度，同時也保護(hù)了檔案原件的安全和完整，延長了檔案原件的壽命，為職工人事檔案的保存、管護(hù)等工作奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
“城發(fā)人事檔案數(shù)字化工作開啟后，檔案室工作人員會同中標(biāo)的專業(yè)團(tuán)隊(duì)逐項(xiàng)核對檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，按照目錄錄入、逐一掃描、逐一修圖、存儲備份、后期處理、上傳前檢測、修改完善、最終上傳等步驟，確保檔案內(nèi)的每一頁資料均符合要求。為確保檔案準(zhǔn)確、完整、可用，每一冊檔案掃描完成后還安排專人進(jìn)行檢查復(fù)核，確保上傳系統(tǒng)的檔案順利通過檢測，對檢測不通過的檔案逐項(xiàng)進(jìn)行反查，并及時進(jìn)行整改，確保上傳的每一份資料均準(zhǔn)確無誤。用我們檔案人的話說，對自己的工作要求就是“零”容錯。”胡廣麗說。
一份耕耘，一分收獲。城發(fā)檔案工作從零做起，在全市上百家的管檔單位中從沒有掛號到出現(xiàn)，再到入圍，近三年城發(fā)公司以優(yōu)秀管檔單位脫穎而出。城發(fā)在2017、2018、2019年的全市檔案工作“雙隨機(jī)一公開”行政執(zhí)法大檢查中，獲得最佳優(yōu)秀的管檔單位。
光陰似箭，歲月如梭。城發(fā)的發(fā)展起步于集中供熱二期工程，而檔案管理工作也是起步于集中供熱工程，經(jīng)過20年發(fā)展，如今城發(fā)的供熱工程檔案已經(jīng)形成一套合法合規(guī)的完整體系，它不僅對工程管理過程進(jìn)行了全方位的記錄，更系統(tǒng)地規(guī)范了工程管理的流程，成為工程項(xiàng)目管理過程的指導(dǎo)書，對工程項(xiàng)目管理有著非凡的意義。
城發(fā)的檔案管理正逐步向無紙化、電子化，影像化的方向發(fā)展，伴隨著他的發(fā)展，也將見證城發(fā)的發(fā)展。
